Quản Lý Thời Gian Để Nâng Cao Hiệu Suất Bản Thân (Phần 2)

Chào các bạn,

Hôm nay chúng ta nối tiếp phần đầu tiên của bài viết Quản Lý Năng Lượng Để Nâng Cao Hiệu Suất Bản Thân. Trong bài này tôi sẽ chia sẻ với bạn về thành tố thứ hai để nâng cao hiệu suất bản thân: Thành tố Thời Gian. Trước khi tìm hiểu cách quản lý thời gian, một câu hỏi khác quan trọng hơn bạn cần phải hỏi chính mình đó là:

Bạn dành thời gian của mình vào việc gì?

Chúng ta thường có xu hướng nghĩ rằng quản lý thời  gian nghĩa là cố gắng làm nhiều việc trong một ngày nhất có thể. Nhưng thật ra nếu bạn nghĩ như vậy thì sẽ chẳng bao giờ hết việc trong một ngày cả. Điều bạn phải nên tự hỏi chính mình đó là: Mình sẽ dành thời gian của mình vào những việc gì để tạo nên kết quả hữu ích cho cuộc đời mình?

Bạn hoàn toàn có quyền làm rất nhiều thứ, nhưng nếu những thứ đó không hề có ích cho cuộc đời bạn thì có cố quản lý thời  gian đến cách mấy thì thời gian đó vẫn là thời gian lãng phí mà thôi.

Ví dụ: hai người tạm gọi là A và B

• Người  A: lúc nào cũng cố gắng làm rất nhiều thứ trong một ngày của mình, kể cả khi đó là việc của người khác nhờ thì cũng làm. Anh ta cứ xoay vòng như con thoi và đến cuối ngày khi nhìn lại thì nhận ra mình làm quá nhiều thứ nhưng vẫn cảm thấy trống rỗng ở bên trong.
• Người B: anh xác định trước đâu là những lĩnh vực quan trọng trong cuộc đời của mình (giả sử bao gồm sức khỏe, gia đình, tài chính, sự nghiệp, phát triển bản thân) và lên kế hoạch mỗi ngày của mình dựa trên những lĩnh vực quan trọng đó. Khi có bất kỳ việc gì xen vào trong một ngày anh đều cân nhắc dựa trên những lĩnh vực quan trọng của mình  và cố gắng hết sức để chỉ giới hạn mình vào những việc thật sự mang lại ý nghĩa trong cuộc đời của mình.

Bạn thấy đó, bởi vì người B xác định trước đâu là các lĩnh vực mình phải tập trung, nên có thể mục tiêu của anh ta ít hơn người A, nhưng những mục tiêu ấy đều có ích với cuộc đời của anh ta. Đến cuối ngày, người cảm thấy mãn nguyện hơn không phải là người hoàn thành nhiều hơn, mà là người hoàn thành những việc khiến cho cuộc đời anh ta hữu ích hơn.

Vậy làm thế nào để chúng ta xác định những lĩnh vực quan trọng của bản thân?

Bánh Xe Cuộc Đời – Xác định các lĩnh vực quan trọng

Rất đơn giản, bạn chỉ cần sử dụng  một công cụ là Bánh Xe Cuộc Đời. Tôi đã từng có chia sẻ về công cụ này trong một bài viết trước đây. Bạn có thể vào bài viết Làm Thế Nào Để Cân Bằng Cuộc Sống Bằng Bánh Xe Cuộc Đời để đọc về nó.

Bạn cần lưu ý rằng nếu bạn không thực hiện bài tập xác định lĩnh vực quan trọng thì tất cả những gì tôi chia sẻ phía sau đây sẽ không còn tác dụng gì nữa, vậy nên nếu bạn chưa thực hiện, hãy ngừng đọc và bắt tay vào làm ngay.

Phương pháp sắp xếp và lên kế hoạch

a. Lên kế hoạch tuần

Mỗi cuối tuần bạn nên dành ra một tiếng để lên kế hoạch cho tuần tiếp theo. Bây giờ khi đã có Bánh Xe Cuộc Đời (BXCĐ), chắc chắn việc lên kế hoạch sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.

Trước hết, hãy bắt đầu bằng việc tự đánh giá lại BXCĐ của mình trong tuần vừa qua. Có lĩnh vực nào bạn đã làm rất tốt hay không?  Có lĩnh vực nào cần phải cải thiện? Điểm số trong từng lĩnh vực trong tuần này là bao nhiêu? Mục tiêu cùa bạn trong tuần này là gì để cải thiện những lĩnh vực chưa tốt?

Sau khi đã đánh giá và có một danh sách mục tiêu bạn muốn đạt được trong tuần, hãy bắt đầu phân bổ những mục tiêu này vào từng ngày trong tuần. Bạn lưu ý là sẽ có hai loại mục tiêu: 1) Các mục tiêu lặp đi lặp lại trong tuần (tập thể dục, đọc sách v.v.) và 2) Các mục tiêu tới ngày đó phải thực hiện được.

*Ví dụ:

• Lĩnh vực Sức khỏe:
  • Tập yoga vào ngày 2-4-6 từ 6h30-7h30 sáng
  • Ngồi thiền 20 phút mỗi ngày vào buổi tối trước khi đi ngủ
  • Nghiên cứu về chế độ ăn dinh dưỡng mới (thứ 2)
• Lĩnh vực Tài chính:
  • Kiểm tra lại các khoản thu chi trong tuần (thứ 2)
  • Record các khoản thu chi cuối ngày (mỗi ngày)
  • Dự toán chi phí cho đám cưới (thứ 5)
• Lĩnh vực Cảm xúc:
  • Viết 10 điều biết ơn mỗi ngày
• Lĩnh vực Mối quan hệ:
  • Review mối quan hệ vào tối thứ 7
  • Lên kế hoạch cho đám cưới vào tối thứ 5

*Đây chỉ là để làm mẫu cho bạn, mỗi người sẽ có nhiều mục tiêu và cách thể hiện khác nhau

b. Lên kế hoạch ngày

Sau khi đã phân bổ các mục tiêu phải hoàn thành vào từng ngày trong tuần, bạn vẫn cần phải lên kế hoạch ngày. Lý do là vì bạn sẽ không biết được chuyện gì sẽ xen ngang vào kế hoạch của bạn, cho nên việc lên kế hoạch ngày rất quan trọng để đảm bảo rằng bạn có thể phản ứng linh hoạt với các việc xen ngang.

Tôi sử dụng một kỹ thuật gọi là time blocking (đặt lịch/chặn thời gian) của tác giả Cal Newport để lên kế hoạch cho ngày của mình.

Cách sử dụng rất đơn giản, đối với mỗi mục tiêu mà bạn muốn thực hiện, hãy đặt lịch cho chúng.

Ví dụ:

Thứ 2:

• 6:30 – 7:30: Tập Yoga
• 9:00 – 10:00: Họp với content team
• 10:30 – 11:30: Review lại kế hoạch triển khai cho giai đoạn tiếp theo
• 15:00 – 17:00: Phác thảo giao diện sử dụng mới
• 20:00 – 21:45: Đọc sách
• …

Chắc chắn nhiều bạn sẽ nói tôi rằng: “Nhưng mà mình cũng đã từng làm thử như vậy nhưng không thể nào theo được thời khóa biểu này?” Tôi hiểu điều đó, vì tôi cũng từng như bạn. Ở phần 3, tôi sẽ chia sẻ với bạn cách hoàn thành những mục tiêu này với thời khóa biểu bạn đã đề ra. Hãy cứ yên tâm bạn nhé.

Còn bây giờ tôi sẽ chia sẻ với bạn lý do tại sao ta phải đặt lịch/chặn thời gian. Đó là vì khi nó nằm ở trên lịch, khả năng bạn thực hiện nó sẽ cao hơn so với khi bạn không đặt lịch cho nó. Bên cạnh đó bạn sẽ không tốn năng lượng để suy nghĩ xem mình nên làm gì vào lúc này, vì nó đã có ở trên lịch của bạn rồi. Ngoài ra, nếu có công việc gấp xen vào bạn sẽ đánh giá xem mình nên làm gì với nó: để nó xen ngang vào, hay từ chối nó vì biết rằng mình đang có việc phải làm.

Để đặt lịch, bạn nên sử dụng Google Calendar hoặc Outlook Calendar để làm điều này. Có thêm smartphone để hỗ trợ bạn thì càng tốt.

Bạn làm việc hiệu quả nhất là khi nào?

Một trong những cách để tận dụng thời gian trong ngày của bạn là xác định xem bạn làm việc hiệu quả nhất là trong khoảng thời gian nào. Một vài nghiên cứu cho thấy chúng ta tỉnh táo và nhiều năng lượng nhất là khoảng từ 1.5 giờ đến 2 giờ sau khi thức dậy. Tuy nhiên cũng có những người làm việc hiệu quả vào buổi khuya khi không có ai làm phiền họ. Mấu chốt ở đây là bạn phải xác định khoảng thời gian đó của mình. Đối với tôi thì khoảng thời gian đó là từ 8h – 10h30 sáng.

Tạo nghi thức làm việc

Nghi thức chính là một chuỗi các hoạt động mà bạn thực hiện lập đi lập lại hết ngày này qua ngày khác. Khi nghi thức được thực hiện, nó sẽ tự động kích hoạt cảm xúc và trạng thái cụ thể được liên kết với nghi thức đó.

Ví dụ như nghi thức làm việc mỗi ngày của tôi theo trình tự như sau:

• 8h sáng có mặt ở quán café quen thuộc gần công ty
• Gọi một ly café sữa 20k
• Rót một ly nước lọc
• Đến một trong ba chỗ ngồi quen thuộc trong quán
• Cất điện thoại vào cặp táp
• Mở laptop lên
• Cắm headphone
• Bật playlist bài nhạc làm việc quen thuộc
• Tập trung làm việc đến 10h hoặc 10h30 sáng
• Đóng máy và lên công ty tiếp tục làm việc

Chính vì nghi thức này, tôi luôn luôn đặt mình vào trạng thái làm việc cao độ nhất. Các nghiên cứu đối với những vận động viên đẳng cấp quốc tế cũng cho thấy mỗi người đều có những nghi thức trước khi luyện tập (pre-ritual) để đảm bảo rằng mình đạt được 100% tiềm năng của bản thân.

Nghi thức của bạn là gì? Nếu bạn chưa có, hãy ngồi viết xuống chuỗi nghi thức nào mà bạn muốn thực hiện để đặt bản thân mình vào trạng thái cao độ nhất.

Nếu bạn thực hiện theo các phương pháp tôi chia sẻ ở trên, tôi đảm bảo rằng hiệu suất của bạn sẽ tăng lên gấp nhiều lần. Nếu bạn kết hợp nó với các phương pháp để gia tăng năng lượng ở bài viết trong phần 1, thì hiệu suất của bạn sẽ còn gia tăng thêm rất rất nhiều lần.

Ở phần cuối cùng, tôi sẽ chia sẻ với các bạn một số cách để quản lý sự tập trung của bản thân để làm được nhiều hơn trong cùng một khoảng thời gian đề ra.

Nếu có bất kỳ thắc mắc gì, bạn hãy để lại chia sẻ ở phía dưới để chúng ta cùng thảo luận nhé.

Thân mến,

Hải Đăng http://www.dinhhaidang.com/su-tap-trung/