Quản Lý Sự Tập Trung Để Nâng Cao Hiệu Suất Bản Thân (Phần 3)

Ngày hôm nay chúng ta sẽ nói về sự tập trung, nhưng trước hết tôi muốn hỏi bạn rằng đã bao giờ bạn rơi vào tình huống ở bên dưới chưa?

Ngày hôm ấy bạn rất quyết tâm sẽ hoàn thành công việc mà mình đề ra. Bạn ngồi vào bàn và hừng hực khí thế, bạn biết ngày hôm nay sẽ là ngày mình chinh phục tất cả những công việc còn tồn đọng. Bạn tập trung rất cao độ vào công việc hiện tại, nhưng rồi một tia suy nghĩ nảy lên trong đầu bạn: “Chết rồi, còn cái email này mình chưa gửi.” Bạn vội vàng mở email lên, và bạn lập tức thấy số email mình chưa đọc đang hiển thị trước mắt. Bạn tự nhủ: “Mình sẽ gửi nhanh cái email, sau đó tranh thủ kiểm tra hết một lượt các mail chưa đọc và sẽ quay lại công việc đang làm.”

Ba mươi phút sau…

Bạn vẫn chưa quay lại được công việc trước đó, thậm chí bây giờ có khi bạn còn đang không kiểm tra email mà có thể là đang lướt Facebook hay là đang ở một trang web nào đó, đọc tin tức gì đó mất rồi.

Đến cuối ngày, công việc của bạn vẫn còn dang dở và bạn tự an ủi mình: “Thôi tại hôm nay bị vướng mấy cái email, ngày mai chắc chắn sẽ hoàn thành công việc.”

Và tình huống này lập đi lập lại nhiều lần đến nỗi bạn tự kết luận rằng mình không có khả năng tập trung cao độ.

Nhưng có thật sự là như vậy hay không? Có thật sự là bạn không có khả năng tập trung cao độ không? Làm thế nào để tập trung hoàn thành công việc? Làm thế nào để không bị ảnh hưởng bởi các công việc khác?

Nếu bạn đọc hết bài viết này, tôi đảm bảo rằng bạn sẽ nắm trong tay những chiến lược rất hữu hiệu để nâng cao sự tập trung của mình. Sự tập trung một phần là do tính cách của mỗi người, nhưng phần nhiều là do sự rèn luyện mà ra.

Và tất cả mọi người đều CÓ THỂ rèn luyện để tập trung hơn bằng cách áp dụng 8 phương pháp đã được chứng minh là hiệu quả sau đây.

Tuy nhiên, trước khi đi vào phương pháp, tôi muốn chia sẻ với các bạn một sự thật sau:

Thế giới này đang chống lại bạn

Đây chẳng phải là một kiểu âm mưu hay lý thuyết gì ghê gớm, nó chỉ đơn giản là hầu hết những gì xung quanh bạn đang được thiết kế để giành lấy sự chú ý của bạn.

Facebook muốn bạn chú ý đến tình trạng của bạn bè xung quanh bạn. Smartphone muốn bạn chú ý đến những thông báo hiển thị trên màn hình. Các mẫu quảng cáo đang mời gọi bạn mua sản phẩm. Các trang tin tức thì giật các tít nóng hổi để khiến bạn nhấp chuột vào.

Dan Ariely, nhà tâm lý học nổi tiếng với quyển sách “Phi Lý Trí” cho biết:

Thế giới ngày nay đang không vì lợi ích lâu dài của bạn. Hãy thử tưởng tượng bạn bước xuống đường và mọi thể loại cửa hàng đều đang cố moi tiền của bạn; trong túi bạn là chiếc điện thoại thông minh và những ứng dụng đang muốn kiểm soát sự chú ý của bạn… Thế giới đang thật sự làm cho mọi thứ trở nên rất khó khăn.

Chính vì vậy, nếu bạn không rèn luyện sự tập trung và có những chiến lược hay hệ thống để bảo vệ sự tập trung của mình, bạn chắc chắn sẽ thất bại trong cuộc chiến chống lại thế giới này.

Nhưng bạn hãy yên tâm, những gì tôi sắp chia sẻ dưới đây đều là những phương pháp dễ sử dụng và đã được tôi thử nghiệm thành công trong cuộc sống của mình. Nếu tôi làm được, bạn chắc chắn cũng sẽ làm được.

Nào, chúng ta cùng khám phá 6 phương pháp để nâng cao sự tập trung của bản thân.

1. Phương pháp Pomodoro

Tôi đã có nhắc đến phương pháp này ở phần 1 của chuỗi bài này. Nhưng hôm nay tôi sẽ chia sẻ cụ thể hơn lý do vì sao phương pháp này thường được nhắc đến khá nhiều trong các bài viết về hiệu suất hay quản lý thời gian.

Rất đơn giản, bởi vì nguyên lý hoạt động của nó trùng với nhịp điệu Ultradian của con người chúng ta. Về mặt căn bản, Pomodoro hoạt động như sau:

• Bạn chọn một công việc muốn hoàn thành
• Đặt báo thức 25 phút
• Tập trung hết sức để hoàn thành việc đó trong 25 phút mà không bị gián đoạn
• Hết 25 phút, nghỉ 5 phút
• Tiếp tục vòng lặp như vậy cho đến khi hoàn thành công việc
• Mỗi 4 Pomodoro (25 x 4 = 100 phút) thì bạn nghỉ dài khoảng 20-30 phút

Lý do mà Pomodoro hiệu quả trong việc giúp ta tập trung hơn vào công việc chính là do cách thức làm – nghỉ – làm của nó. Một nghiên cứu của Federal Aviation Administration cho thấy các quãng nghỉ ngắn xuyên suốt quá trình làm việc gia tăng đến 16% nhận thức và sự tập trung của chúng ta.

Nghiên cứu của Peretz Lavie về nhịp điệu Ultradian cũng trùng với những phát hiện trên, đó là: quãng thời gian làm việc hiệu quả kéo dài (90-100 phút), sau đó là một đợt nghỉ giải lao ngắn (15-30 phút) thì có sự đồng bộ với chu kỳ năng lượng tự nhiên của con người, và nhờ đó cho phép chúng ta duy trì một mức độ tập trung và mức độ năng lượng cao xuyên suốt cả ngày.

Bạn có thể nghiên cứu về Pomodoro tại website chính thức của nó ở đây.

2. Chọn ba việc quan trọng nhất mỗi ngày

Phương pháp này rất đơn giản như sau: Mỗi ngày chọn ra ba việc quan trọng nhất mà bạn muốn hoàn thành trong ngày và tập trung vào việc hoàn thành ba việc này trước khi thực hiện những việc khác.

Nhưng làm thế nào để biết đâu là việc quan trọng nhất? Leo Babauta, tác giả trang web nổi tiếng Zen Habits chia sẻ như sau: trong tất cả những việc ở trước mặt bạn, việc nào nếu hoàn thành sẽ tạo nên ảnh hưởng lớn nhất với cuộc đời của bạn?

Phương pháp này mang lại sự tập trung đơn giản là vì nó khiến bạn phải dồn hết tâm trí của mình vào việc hoàn thành những điều quan trọng nhất trong ngày, trước khi chuyển sự tập trung của mình sang công việc khác. Nếu bạn kết hợp phương pháp này với phương pháp Pomodoro ở trên, chắc chắn bạn sẽ thấy một sự gia tăng lớn về mặt hiệu suất và mức độ tập trung của bản thân mình.

3. Danh sách “đổ rác não bộ”

Não bộ của chúng ta rất kỳ lạ, nó có khả năng nhảy từ luồng suy nghĩ này sang luồng suy nghĩ khác mà không biết mệt mỏi. Thậm chí khoa học còn gọi nó với một cái tên là “bộ não khỉ” để miêu tả khả năng nhảy cóc suy nghĩ của nó.

Và điều này thật nguy hiểm với sự tập trung của chúng ta. Giả sử bạn đang tập trung vào một công việc nào đó, rồi bỗng nhiên não bộ bất chợt nảy sinh một luồng suy nghĩ nào đó, và chỉ một vài phút sau thì bạn đã bị nó dẫn dắt đến một nơi mà bạn không mong muốn. Bạn bất chợt giật mình và quay lại với công việc của mình, nhưng phải mất một lúc lâu sau bạn mới có thể lấy lại được sự tập trung như ban đầu.

Vậy giải pháp cho vấn đề này là gì? Hãy tạo một danh sách “đổ rác não bộ”.

Nghĩa là sao? Nghĩa là bất kể khi nào bạn nhận thấy rằng mình đang suy nghĩ về một điều gì đó bất chợt, hãy viết luồng suy nghĩ đó ra trên giấy (hoặc ghi chú trên ứng dụng điện thoại hay máy tính) và sau đó quay lại ngay với công việc của mình. Hoặc nếu như khi đang làm việc bất chợt có người nào đó nhờ bạn làm cái này cái kia, hãy viết vào danh sách này, và quay lại công việc của mình.

Khi bạn viết nó ra và lưu trữ ở một nơi nào đó, luồng suy nghĩ đó không mất đi, nhưng nó sẽ cho bạn quyền chủ động được lựa chọn thời điểm nào thì bạn sẽ quay lại với suy nghĩ này. Khi hoàn thành hết công việc của bạn rồi, bạn hoàn toàn có thể xem xét lại danh sách trên để quyết định các công việc tiếp theo mình nên thực hiện là gì.

4. Tập trung vào một việc, tại một thời điểm

Xã hội ngày nay có vẻ như rất coi trọng những người có khả năng làm nhiều việc cùng một lúc và cho rằng họ là những người hùng trong công sở. Nhưng sự thật đó là làm nhiều việc cùng một lúc chỉ làm cho năng lực tập trung của bạn suy giảm mà thôi.

Một nghiên cứu của Gloria Mark, Đại học California, Irvine cho thấy mỗi khi chúng ta nhảy từ việc này sang việc khác, trung bình ta phải mất 25 phút để quay lại công việc trước đó. Bạn hãy thử tưởng tượng xem nếu bạn cứ liên tục làm nhiều việc cùng một lúc như vậy, thì một ngày bạn đã phí phạm mất bao nhiêu thời gian mà đáng lý ra đã có thể dùng để hoàn thành những việc quan trọng của mình.

Vậy nên hãy biến thói quen “tập trung vào một việc, tại một thời điểm” thành tiêu chí làm việc của bạn. Chắc chắn sự tập trung của bạn sẽ được nâng cao. Nếu kết hợp phương pháp này với phương pháp số 3 thì bạn sẽ gia tăng sự tập trung của mình lên rất nhiều lần.

5. Quản lý sự xao nhãng

Như tôi đã nói ở trên, thế giới này đang cố gắng tìm cách thu hút sự tập trung của bạn bằng cách làm cho bạn bị xao nhãng. Vậy thì cách tốt nhất để không bị xao nhãng đó là ngăn ngừa trước khi điều đó xảy ra. Sau đây là một số cách mà tôi đã áp dụng:

• Tắt điện thoại, hoặc để trong cặp, hoặc để chế độ do not disturb khi bạn đang làm một việc gì đó.
• Kiểm tra email theo đợt. Nghĩa là bạn quy định số lần và thời gian mà bạn kiểm tra email trong ngày. Và bạn xử lý chúng theo từng đợt như vậy. Trong trường hợp của tôi là 3 đợt: 8h sáng, 11h30 trưa và 5h giờ chiều.
• Inbox Zero. Mỗi ngày tôi đều cố gắng xử lý hộp mail của mình để nó luôn trở về 0. Điều này đảm bảo rằng tôi sẽ không phải suy nghĩ về email tồn đọng trong khi tôi đang xử lý các công việc khác.
• Sử dụng công cụ BatchedInbox. Công cụ này sẽ quy định khoảng thời gian nào bạn sẽ nhận email. Nếu như email được gửi không nằm trong khoảng thời gian này, nó sẽ được tạm giữ lại và sẽ được chuyển đến bạn vào thời điểm bạn quy định. (Lưu ý: một vài đặc điểm công việc sẽ không nên sử dụng công cụ này, như sales hoặc dịch vụ khách hàng, vì vậy bạn hãy cân nhắc cẩn thận.)

Nói chung nguyên lý chính của phương pháp này là tìm mọi cách để ngăn không cho những thứ có tiềm năng làm bạn bị xao nhãng xảy ra.

6. Thiền định

Đây là phương pháp cuối cùng và khó luyện tập nhất, nhưng nó sẽ mang lại cho bạn lợi ích lâu dài nhất.

Lý do tại sao thiền lại giúp gia tăng sự tập trung? Vì căn bản của thiền đó là sự quan sát hơi thở và quan sát suy nghĩ của mình. Mình nhận thức được mình đang làm gì, đang nghĩ gì và có khả năng điều khiển hành động của mình. Để nói về thiền thì chỉ một bài viết là không đủ, và tôi cũng không phải là người đủ kiến thức để viết về nó, nên tôi chỉ giới thiệu ở đây như là một cách để bạn tham khảo (nếu muốn, bạn hãy google Thiền Kim Tự Tháp để tìm hiểu thêm)

Và đây cũng là bài viết kết lại chuỗi bài viết về hiệu suất bản thân của tôi. Hãy điểm lại những ý chính trong xuyên suốt chuỗi bài vừa qua của tôi:

• Quản lý năng lượng, không phải quản lý thời gian
• Ba thành tố của hiệu suất là: năng lượng, thời gian và sự tập trung
• Có 4 loại năng lượng: thể chất, cảm xúc, tâm trí và tinh thần
• Trước khi quản lý thời gian, hãy tự hỏi bạn dùng thời gian của mình vào việc gì
• Thế giới này đang chống lại bạn, và để chiến thắng nó, bạn cần phải rèn luyện sự tập trung

Mong rằng các bạn đã có đủ kiến thức và phương pháp để nâng cao hiệu suất của bản thân mình.

Câu hỏi: Bạn đang áp dụng những phương pháp nào để nâng cao hiệu suất của bản thân? Hãy chia sẻ ở phần thảo luận phía dưới nhé.

Đinh Hải Đăng 

Chief Excelsior Officer & Life Coach at 20somethings Coaching

Tôi hiện tại đang là General Manager cho dự án UBrand - một dự án mạng xã hội học tập. Ngoài công việc trên, tôi còn là một Certified Professional Coach được chứng nhận thế giới và là người sáng lập ra Coaching Cho Tuổi 20 với mong muốn đồng hành giúp đỡ các bạn trẻ trong độ tuổi này. Trang web này là nơi để tôi giao lưu với những bạn trẻ yêu thích phát triển bản thân và mong muốn có một cuộc sống tốt đẹp hơn.

http://www.dinhhaidang.com/su-tap-trung/