Cách viết Proposal thành công

Để giúp các bạn sinh viên đỡ phải vò đầu bức tóc với proposal và tự tin đề xuất ý tưởng của mình đồng thời khuyến khích các hoạt động sinh viên, nhà trường đã tổ chức một buổi chia sẻ về cách thức viết proposal và kinh nghiệm đúc kết cho các bạn presidents các Câu Lạc Bộ. Các bạn sẽ truyền đạt lại với thành viên trong CLB của mình.

A. Proposal là gì?  

 Proposal là Đề xuất, trong đó trình bày những ý tưởng, thiết kế, cách thức tổ chức sự kiện, công trình, dự án nào đó. Có thể được trình bày bằng Words, Excel, và Power point.

B. Nội dung Proposal

Nội dung Proposal xoay quanh các câu hỏi What/Who/How/When/Why/Where (Sẽ làm gì/Người thực hiện/Địa điểm/Thời gian/Mục đích/Khả năng thực hiện)
Bạn có thể viết ngắn hay dài thì tùy theo nội dung bạn muốn viết, nhưng nhớ là nên đảm bảo những phần sau nhé:

 Phần I : Khái quát – Overview

1. Giới thiệu – Introduction (WHO)

• Title: Tên proposal – tên chương trình
• Giới thiệu bạn là ai và tại sao bạn gửi proposal này. Giới thiệu rõ ai là người viết proposal, thành viên tham gia dự án. Người chịu trách nhiệm chính.
• Nếu rõ đề xuất của bạn khi gửi proposal  
• Cung cấp đầy thông tin liên hệ. 

Nếu là một proposal đơn giản thì phần này chỉ cần vậy là đủ rồi, nhưng nếu là một cái proposal phức tạp hơn thì bạn nên tóm tắt những điểm quan trọng nhất và có một bảng mục lục giúp người đọc tìm thấy các phần dễ dàng hơn. Điều này cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp của bạn. 

 2. Nội dung chương trình (WHAT)

• Nêu rõ tên, hình thức chương trình (eg. Hội chợ, hội thảo, cuộc thi, dạ hội, etc.)
• Đối tượng tham gia.
• Khung nội dung chương trình.

 3. Mục đích của chương trình (WHY)

• Lý do thực hiện chương trình
• Lợi ích của các bên tham gia (Eg.: Câu lạc bộ, Sinh viên, nhà trường, cộng đồng, ban tổ chức)

 4. Thời gian & Địa điểm (WHEN/WHERE)

• Thời gian thực hiện chương trình và những địa điểm thực hiện.

Phần II: Kế hoạch – Planning

        1. Master plan

• Phần này các bạn add master plan vào, là những thông tin cơ bản cùa plan: số lượng tờ rơi, quà, địa điểm, ngày làm việc, nhân sự,…
• Tất cả phải rõ ràng và thuyết phục

        2. Nhân lực

• Phần này các bạn ghi sơ đồ nhân sự trong chương trình và nhiệm vụ của từng người chi tiết trong chương trình.

        3. Timeline

• Các bạn ghi rõ những hạng mục từ khi viết và gửi proposal cho tới khi làm báo cáo sau khi kết thúc chương trình.
  Phần này tuy nhỏ nhưng cũng không kém phần quan trọng vì nó xác định thời gian chạy chương trình. Nếu bạn tính không kỹ thì có thể ảnh hưởng tới tiến trình thực hiện chương trình 

        4. Chi phí – budget

• Chi tiết rõ ràng, chia nhỏ theo từng hoạt động, nội dung chương trình.

Phần III: Thực hiện – Execution


Phần này ghi thông tin chi tiết trên proposal và những ý tưởng của bạn sẽ được triển khai trong phần này
       
        1. Concept:

• Bạn phải đưa ra 1 concept dựa trên nội dung và mục đích của chương trình. Điều này rất quan trọng, hầu như nó là xương sống của 1 proposal, vì phải phải thực hiện tất cả những hoạt động của mình dựa trên nó. (màu sắc, thông điệp, hình ảnh, tinh thần, etc.)

         2. Cách thức thực hiện chương trình

• Các bạn đưa ra những hình thức thực hiện của chương trình 1 cách sơ lược để người/tổ chức xét duyệt có thể hình dung được khung của chương trình. (Chào đón khách ra sao, Có những trò chơi gì, triển khai trò chơi như thế nào. Những hoạt động tương tác với khán giả, Cách thức thực hiện công việc của nhân sự trong chương trình (Promoters, MC…)

        3. Kế hoạch truyền thông cho chương trình

• Các phương án để đảm bảo số người tham gia. Mức độ quảng bá rộng rãi của sự kiện
• Media platforms
  • Báo mạng
  • Website trường
  • Fanpage trường
  • Poster, flyers, standee, email (phát tờ rơi ở đâu, vị trí poster, standee)

                Eg: Logo được đặt trang trọng trên marketing materials/Clip giới thiệu/Tiếp thị sản phẩm tại event/ MC nói lời cảm ơn, mời nhà tài trợ phát biểu

C. Cách trình bày 

• Hình thức: Word, Excel, Powerpoint
• Title: Rõ ràng, thông tin chính
  • Email: Proposal – Broward College Vietnam – Tên chương trình
  • File: Proposal BC tên chương trình
• Văn phong: Ngắn gọn, súc tích, đầy đủ.

     Eg: “Nhằm mục đích nâng cao khả năng xin tài trợ  cho sinh viên và trau dồi sự chuyên nghiệp của các em…”
–>  Mục đích: - Nâng cao khả năng xin tài trợ
                    – Trau dồi sự chuyên nghiệp

• Trình bày: Đồng nhất, chuyên nghiệp
  • Gạch đầu dòng, bullet point phải có tính đồng nhất, các dòng title-subtitle phải thẳng hàng dọc, khoảng cách thống nhất.
  • Font chữ, size chữ, định dạng, cách dòng phải thống nhất
  • Chọn font chữ phổ biến.
  • Mục lục rõ ràng, logic.
  • Sử dụng hợp lý các hiệu ứng transit slide hay animation, không lạm dụng
  • Convert sang PDF trước khi gửi – tránh loạn format.

 Bạn có ý kiến hay kinh nghiệm gì khác muốn chia sẻ để giúp ích cho việc viết proposal này thì cùng comment chia sẻ nhé.
Chúc các bạn thành công.
Nguồn: http://www.broward.edu.vn/proposal-thanh-cong/